技能

正解: 4. 本文は「拝啓」などの頭語と時候の挨拶から始め、「敬具」で結ぶ。

解説: 肢4が不適当です。頭語と時候の挨拶、結語は社外文書 (ビジネスレター) の形式で、社内文書では省き、用件を簡潔に書くのが基本です。肢1の文書番号と発信日、肢2の二重敬称を避けること、肢3の件名、肢5の「以上」は、いずれも社内文書の形式として正しい記述です。

関連キーワード: 社内文書・発信日・件名・頭語と結語・以上

正解: 4. 届いた郵便物は、内容を確かめる前に、上司の机の上に届いた順に重ねて置いている。

解説: 肢4が不適当です。届いた郵便物は、急ぎのもの、重要なもの、私信などに仕分けし、開封してよいものは開封して受信日を記録するなど整理してから上司に渡します。届いた順に重ねるだけでは急ぎのものが埋もれます。肢1の親展の扱い、肢2の現金書留、肢3の料金別納・料金後納、肢5の発信簿は、いず…

関連キーワード: 受発信事務・親展・現金書留・料金別納・発信簿

正解: 2. 会議中の電話は重要なものかもしれないので、会議室に直接つないで出席者に取ってもらうことにした。

解説: 肢2が不適当です。会議中の電話は原則として秘書が受け、緊急のものだけメモで出席者に伝えるなどして、会議を妨げないようにします。会議室に直接つなぐと会議が中断されます。肢1の確認事項、肢3の案内と出欠確認、肢4の会場の準備、肢5の資料の予備は、いずれも会議準備として適切です。

関連キーワード: 会議の準備・案内・出欠・会議中の電話・会場設営

正解: 2. 取引先ごとにまとめる方法を「相手先別整理」といい、相手先の名前の五十音順などに並べる。

解説: 肢2が適当です。相手先別整理は取引先や相手ごとにファイルを作る方法で、五十音順やアルファベット順に並べると探しやすくなります。肢1は誤りで、ファイルには内容が分かる名前を付け、決めた順序で並べます。肢3は誤りで、文書には保存期間を定め、期間を過ぎたものは規則に従って廃棄します。肢…

関連キーワード: ファイリング・相手先別整理・保存期間・綴じ方・持ち出し

正解: 5. 急いでいるときは、机の上に「秘」と書いた付せんを貼って置いておけば、誰が見ても分かるので安全である。

解説: 肢5が不適当です。「秘」と書いて机の上に置くのは、かえって重要書類であることを知らせることになり、誰でも見られる状態です。秘扱い文書は席を離れるときも机の上に放置せず、引き出しや鍵のかかる場所にしまいます。肢1のコピーの管理、肢2の社内での渡し方 (外側に「秘」と書かない)、肢3…

関連キーワード: 秘文書・親展・コピー・保管・持ち出し記録

正解: 5. 棒グラフの目盛りは、差が大きく見えるように途中の数値から始めるとよい。

解説: 肢5が不適当です。棒グラフの目盛りは0から始めるのが原則で、途中の数値から始めると差が実際より大きく見え、読む人を誤らせます。肢1のとおり項目どうしの大きさを比べるには棒グラフ、肢2のとおり時間による移り変わりを示すには折れ線グラフが向きます。肢3の表題、肢4の単位の表示は、グラ…

関連キーワード: 棒グラフ・折れ線グラフ・目盛り・表題・単位

正解: 4. 同じ会社の人の名刺は、社名でまとめずに、受け取った順に整理箱の一番手前へ入れている。

解説: 肢4が不適当です。名刺は会社名や氏名で探せるように分類して整理するのが基本で、受け取った順に手前へ入れていくと必要なときに探せません。肢1の名刺整理箱とガイド、肢2の名刺整理簿の特徴と使い分け、肢3の差し替え、肢5の使った名刺をガイドの後ろに戻す方法は、いずれも名刺整理として適切…

関連キーワード: 名刺整理箱・名刺整理簿・ガイド・五十音順・差し替え

正解: 1. コピー機や複合機の用紙やトナーは、なくなってから発注すれば無駄がない。

解説: 肢1が不適当です。用紙やトナーなどの消耗品は、なくなってから発注すると届くまで機器が使えず業務に支障が出るので、残量を確認して切れる前に補充します。肢2の応接室の整備、肢3の来客用の器の確認、肢4の上司の机の扱い、肢5の環境の調整は、いずれも環境整備として適切です。

関連キーワード: 環境整備・事務用品・消耗品・応接室・補充

正解: 2. 後でメモを正確に整理できるよう、会議のやり取りをICレコーダーで録音しておいた。

解説: 「会議のやり取りをICレコーダーで録音しておいた」が不適当です。会議を録音するかどうかは、出席者の話しやすさにも関わるので、会議を取り仕切る議長の上司が決めることです。Aが言われているのはメモを取ることなので、正確に記録したいと思っても、録音したいときは先に上司に確かめます。遅れ…

関連キーワード: 会議・会議中の世話・議長・録音

正解: 3. 会議が延びたときに備え、終了予定の時刻の後も部屋が空いているかを確かめた。

解説: 「終了予定の時刻の後も部屋が空いているかを確かめた」が適当です。会議は延びることがあるので、後の時間に次の予約が入っているかを知っておけば、延びたときの対応を考えられます。部屋は人数に合った広さを選ぶもので、8人の会議に大会議室を押さえると、ほかの人が使えなくなります。予約に議題…

関連キーワード: 会議・会議室の予約・会議の準備

正解: 1. 机に残った配布資料の余りは、使い道がないので、まとめて古紙回収の箱に入れた。

解説: 「配布資料の余りは…まとめて古紙回収の箱に入れた」が不適当です。会議の資料には部外に出せない内容が含まれていることがあり、余りを取っておくか、どう処分するかは上司に確かめてから扱います。古紙回収の箱に入れると、ほかの人の目に触れるおそれもあります。ホワイトボードの内容を上司に確か…

関連キーワード: 会議・事後処理・配布資料・秘扱い

正解: 3. 研修の期間は、算用数字に合わせて「3か月」と平仮名の「か」を使って書いた。

解説: 「「3か月」と平仮名の「か」を使って書いた」が適当です。文化審議会の「公用文作成の考え方」は、算用数字を使う横書きでは「3か所」「7か月」のように平仮名を用い、「3ヶ所」「7カ月」とは書かないとしています。同じ資料は、金額などの数値には半角数字を用いる、句点に「．」は用いない、四…

関連キーワード: 社内文書・公用文作成の考え方・算用数字・半角数字

正解: 2. 月ごとの売上のグラフは、多い月から順に並べ替えて見やすくした。

解説: 「月ごとの売上のグラフは、多い月から順に並べ替えて」が不適当です。総務省統計局の「なるほど統計学園」は、横軸が年や月といった時間軸のときは時間の順に並べるとしています。月を売上の順に並べ替えると、売上が月を追ってどう動いたかが読み取れなくなります。同じ資料は、データの多い順に並べ…

関連キーワード: 棒グラフ・グラフの書き方・時間軸・並べる順

正解: 5. 職種は、構成比の大きいものから順に、それぞれの帯の上端から下へ向かって並べた。

解説: 「構成比の大きいものから順に、それぞれの帯の上端から下へ向かって並べた」が不適当です。総務省統計局の「なるほど統計学園」は、帯グラフのデータは原則として構成比の大きい項目から順に、横向きなら帯の左端、縦向きなら下端から並べるとしています。縦向きの帯では上端ではなく下端から並べます…

関連キーワード: 帯グラフ・構成比・グラフの書き方・時系列

正解: 4. 途中で急ぎの探し物を手伝うよう頼まれたので、文書をその人の机に置いて手伝った。

解説: 「文書をその人の机に置いて手伝った」が不適当です。「秘」扱いの文書は、届ける途中も手元から離さず、ほかの人の目に触れないようにして、先に相手に渡すのが基本です。急ぎの頼みでも、まず文書を届け、その後で手伝えばよいことです。何の書類かを聞かれても内容に触れずに答えること、C課長が席…

関連キーワード: 秘文書・秘扱い・文書の取り扱い・社内での受け渡し

正解: 4. はがきは規格内なら私製できるが、規格を超えれば第一種郵便物になる。

解説: 「規格を超えれば第一種郵便物になる」が適当です。日本郵便の案内は、はがきは所定の規格内で私製できるが、規格を超えるものは第一種郵便物の扱いになるとしています。はがきは第二種郵便物で、手紙 (第一種郵便物) とは区分が違います。定形郵便物は、長さ14〜23.5cm・幅9〜12cmの…

関連キーワード: 郵便物の区分・第一種郵便物・第二種郵便物・定形郵便物・私製はがき

正解: 5. 一度で済むよう、先方の担当者に打ち合わせの日程を尋ねる手紙も、封をして同じ封筒に入れた。

解説: 「打ち合わせの日程を尋ねる手紙も、封をして同じ封筒に入れた」が不適当です。日本郵便の案内では、ゆうメールで信書を送ることはできず、信書のうち同封できるのは、内容物に関する簡単なあいさつ状や送り状などの無封の添え状だけです。日程を尋ねる手紙は信書なので、別に手紙として出します。商品…

関連キーワード: ゆうメール・信書・添え状・速達

正解: 3. 速達は、手紙だけでなく、はがきにも付けることができる。

解説: 「速達は…はがきにも付けることができる」が適当です。日本郵便の案内は、速達は郵便物 (手紙・はがき) でもゆうメールでも使えるとしています。簡易書留は引受けと配達だけを記録し、引受けから配達までを記録するのは一般書留です。速達の赤い線は、縦長の郵便物なら表面の右上部に表示します。…

関連キーワード: 速達・書留・簡易書留・郵便のオプション

正解: 1. 詳しく伝えられるよう、D社に知人がいる同僚に頼んで内情を聞いてもらった。

解説: 「D社に知人がいる同僚に頼んで内情を聞いてもらった」が不適当です。上司が求めたのは会社の概要で、事業の内容や所在地など、公開されている情報や社内の資料で分かることです。知人を通して相手の会社の内部の事情を探るのは、頼まれた範囲を超えるうえ、D社との関係を損なうおそれもあります。W…

関連キーワード: 情報収集・資料管理・会社の概要

正解: 3. 締め切りの翌日に2人へ出欠を確かめる連絡をし、返事を聞いたうえで出席者の人数を上司に伝えた。

解説: 「締め切りの翌日に2人へ出欠を確かめる連絡をし…人数を上司に伝えた」が適当です。返事がないときは、秘書が本人に確かめて出欠をはっきりさせ、その結果を上司に伝えます。会議の準備は秘書の仕事なので、催促を上司に頼んで手間をかけさせることはしません。返事がないことを欠席や出席と決めつけ…

関連キーワード: 会議の準備・出欠の確認・締め切り・上司への報告