技能

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• 正解済みまだ正解していませんQ1初級

  社内文書・発信日・件名

  次は、社内文書の書き方について述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢4が不適当です。頭語と時候の挨拶、結語は社外文書 (ビジネスレター) の形式で、社内文書では省き、用件を簡潔に書くのが基本です。肢1の文書番号と発信日、肢2の二重敬称を避けること、肢3の件名、肢5の「以上」は、いずれも社内文書の形式として正しい記述です。

• 正解済みまだ正解していませんQ2初級

  受発信事務・親展・現金書留

  次は、秘書Aが郵便物の受発信について行っていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢4が不適当です。届いた郵便物は、急ぎのもの、重要なもの、私信などに仕分けし、開封してよいものは開封して受信日を記録するなど整理してから上司に渡します。届いた順に重ねるだけでは急ぎのものが埋もれます。肢1の親展の扱い、肢2の現金書留、肢3の料金別納・料金後納、肢5の発信簿は、いず…

• 正解済みまだ正解していませんQ3初級

  会議の準備・案内・出欠

  秘書Aは上司から、社内の会議の準備を頼まれた。次はこのときAが行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢2が不適当です。会議中の電話は原則として秘書が受け、緊急のものだけメモで出席者に伝えるなどして、会議を妨げないようにします。会議室に直接つなぐと会議が中断されます。肢1の確認事項、肢3の案内と出欠確認、肢4の会場の準備、肢5の資料の予備は、いずれも会議準備として適切です。

• 正解済みまだ正解していませんQ4初級

  ファイリング・相手先別整理・保存期間

  次は、文書のファイリングについて述べたものである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢2が適当です。相手先別整理は取引先や相手ごとにファイルを作る方法で、五十音順やアルファベット順に並べると探しやすくなります。肢1は誤りで、ファイルには内容が分かる名前を付け、決めた順序で並べます。肢3は誤りで、文書には保存期間を定め、期間を過ぎたものは規則に従って廃棄します。肢…

• 正解済みまだ正解していませんQ5初級

  秘文書・親展・コピー

  次は、「秘」扱いの文書の取り扱いについて述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢5が不適当です。「秘」と書いて机の上に置くのは、かえって重要書類であることを知らせることになり、誰でも見られる状態です。秘扱い文書は席を離れるときも机の上に放置せず、引き出しや鍵のかかる場所にしまいます。肢1のコピーの管理、肢2の社内での渡し方 (外側に「秘」と書かない)、肢3…

• 正解済みまだ正解していませんQ6初級

  棒グラフ・折れ線グラフ・目盛り

  次は、グラフの作り方や使い分けについて述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢5が不適当です。棒グラフの目盛りは0から始めるのが原則で、途中の数値から始めると差が実際より大きく見え、読む人を誤らせます。肢1のとおり項目どうしの大きさを比べるには棒グラフ、肢2のとおり時間による移り変わりを示すには折れ線グラフが向きます。肢3の表題、肢4の単位の表示は、グラ…

• 正解済みまだ正解していませんQ7初級

  名刺整理箱・名刺整理簿・ガイド

  次は、秘書Aが行っている上司の名刺の整理の方法である。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢4が不適当です。名刺は会社名や氏名で探せるように分類して整理するのが基本で、受け取った順に手前へ入れていくと必要なときに探せません。肢1の名刺整理箱とガイド、肢2の名刺整理簿の特徴と使い分け、肢3の差し替え、肢5の使った名刺をガイドの後ろに戻す方法は、いずれも名刺整理として適切…

• 正解済みまだ正解していませんQ8初級

  環境整備・事務用品・消耗品

  次は、オフィスの環境整備や事務用品の管理について述べたものである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

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  解説: 肢1が不適当です。用紙やトナーなどの消耗品は、なくなってから発注すると届くまで機器が使えず業務に支障が出るので、残量を確認して切れる前に補充します。肢2の応接室の整備、肢3の来客用の器の確認、肢4の上司の机の扱い、肢5の環境の調整は、いずれも環境整備として適切です。