必要とされる資質

正解: 1. 必要な部数と期限が分からなかったので、後で見当をつけて用意することにし、その場では何も聞かなかった。

解説: 肢1が不適当です。指示を受けるときに分からないことがあれば、その場で確認するのが基本です。部数や期限を推測して用意すると、足りなかったり間に合わなかったりして上司の仕事に支障が出ます。肢2のメモと復唱、肢3の仕上がりの確認と早めの提出、肢4の仕様の確認、肢5の障害の報告は、いずれ…

関連キーワード: 指示の受け方・確認・メモ・復唱・報告

正解: 2. 「上司の予定は私からは言えないので、必要なら上司に直接聞いてほしい」と言った。

解説: 肢2が適当です。上司の予定や行き先は業務上の情報であり、秘書の判断で他の人に話してはいけません。たとえ同僚でも、必要があれば上司に直接確認してもらうよう伝えるのが正しい対応です。肢1と肢3と肢4は程度の差はあっても機密を漏らしています。肢5は嘘をつくことになり、誠実さに欠けるうえ…

関連キーワード: 機密保持・上司の予定・同僚・誠実・情報管理

正解: 3. 制服が支給されているが、自分らしさを出すため、上着だけは私物に替えて着ている。

解説: 肢3が不適当です。制服が支給されている職場では、決められた服装で勤務するのが基本で、自分らしさを出すために一部を私物に替えるのは身だしなみの考え方に反します。身だしなみは自分のためのおしゃれではなく、相手に不快感を与えず信頼感を持ってもらうための配慮です。肢1の清潔感のある服装、…

関連キーワード: 身だしなみ・清潔感・制服・服装・第一印象

正解: 4. すぐに上司に間違いを報告し、指示を受けて訂正した書類を送り直した。

解説: 肢4が適当です。自分のミスに気づいたら、まず上司に報告して指示を仰ぎ、速やかに訂正するのが誠実な対応です。取引先に出す文書は上司の名前で出しているので、訂正の方法も上司の判断に従います。肢1と肢3は放置や先送りで、相手に実害が出るおそれがあります。肢2は上司に隠して勝手に行動する…

関連キーワード: ミスの報告・誠実・訂正・上司への報告・責任

正解: 5. 電車の遅れは自分の責任ではないので、出社後は何も言わずにいつもどおり仕事を始めた。

解説: 肢5が不適当です。遅れの原因が自分にない場合でも、出社が遅れたことで上司や周囲に影響が出ているので、出社したらまず一言わびて、仕事の指示を受けるのが社会人としての基本です。肢1の早めの連絡、肢2の上司の予定への配慮、肢3のおわびと指示の確認、肢4の遅延証明書の提出は、いずれも適切…

関連キーワード: 遅刻の連絡・おわび・遅延証明書・報告・社会人の基本

正解: 1. 急ぎではないと言われたので、面談が終わってから上司に伝え、上司から連絡してもらうことにした。

解説: 肢1が適当です。急ぎでない電話は、面談を妨げずに終わってから上司に伝え、上司自身に判断してもらいます。肢2は急ぎでない用件で面談を中断させることになり不適当です。肢3と肢5は、上司の予定や帰宅時間を秘書が勝手に推測して伝えており、上司の判断を先取りしています。肢4は家族に対して失…

関連キーワード: 面談中の電話・家族からの電話・取次ぎ・上司の判断・伝言

正解: 1. 取引先から届いた見積書の金額が高いと感じたので、自分の判断で「検討し直してほしい」と返した。

解説: 肢1が不適当です。見積書の金額を判断するのは上司の仕事で、秘書が自分の考えで取引先に返すのは越権行為です。上司の不在中は、判断が必要なことは保留するか上司に連絡して指示を受けます。肢2の郵便物の仕分け、肢3の面会依頼への対応、肢4の上司への連絡、肢5の来客への対応と報告は、いずれ…

関連キーワード: 上司不在時・越権行為・判断・見積書・指示を仰ぐ

正解: 2. 間に合いそうにないと分かった時点で上司に伝え、優先順位をどうするか指示を受けた。

解説: 肢2が適当です。期限に間に合わない見込みが立った時点で早めに上司に伝え、どちらを優先するか、あるいは他の人に頼むかの判断を上司に仰ぐのが正しい対応です。肢1は期限直前まで黙っていることになり、上司が対処する時間を奪います。肢3は自分の判断で同僚に仕事を回しており、上司の指示なしに…

関連キーワード: 優先順位・期限・早めの報告・相談・仕事の調整

正解: 4. 前任の秘書が残した引き継ぎ書があるので、分からない点も上司には尋ねず、書かれたとおりに進めた。

解説: 「分からない点も上司には尋ねず、書かれたとおりに進めた」が不適当です。引き継ぎ書は前任の秘書のころのやり方で、今の上司の考えと違うことがあります。上司の仕事の進め方を覚えるには、分からない点を上司本人に素直に確かめるのが確実で、尋ねずに進めると誤りが続いてかえって上司の手を煩わせ…

関連キーワード: 引き継ぎ・上司の仕事の進め方・確認・素直

正解: 2. 店から上司に電話をして売り切れだったことを伝え、店で勧められた代わりの品も添えて、どうするかを決めてもらった。

解説: 「店から上司に電話をして…どうするかを決めてもらった」が適当です。手土産の品は上司が相手との関係を考えて選んだもので、代わりを決めるのは上司です。上司と電話がつながり時間もあるので、売り切れたことと店で勧められた品をその場で伝え、判断を仰げば、上司の意向に沿ったものをすぐ買えます…

関連キーワード: 手土産・上司の判断・代案・報告

正解: 5. 休んだときに困らないよう、上司の予定表ファイルのパスワードを秘書課の同僚に教えてある。

解説: 「上司の予定表ファイルのパスワードを秘書課の同僚に教えてある」が不適当です。休んだときに備える気持ちは分かりますが、上司の予定は機密に当たる情報で、パスワードを教えれば、Aの知らないところで誰でも見られるようになります。休むときの代わりは、上司の了承を得たうえで、必要なことをその…

関連キーワード: 機密・パスワード・情報管理・予定表

正解: 1. 上司のそばに寄り、ほかの人には聞こえないよう小声で、上着の襟が折れていることを伝えた。

解説: 「ほかの人には聞こえないよう小声で、上着の襟が折れていることを伝えた」が適当です。上司が来客の前に出る直前なので、身だしなみの乱れはすぐに伝えて直してもらうのがよく、ほかの人に聞こえないように伝えれば上司の体面も保てます。黙って見送ると上司はそのまま来客の前に出ることになり、来客…

関連キーワード: 機転・身だしなみ・上司への気配り・来客

正解: 1. 昼休みの後は、席を離れる時間を惜しんで、化粧直しを自分の席で済ませている。

解説: 「化粧直しを自分の席で済ませている」が不適当です。席を離れる時間を惜しむ気持ちは分かりますが、化粧直しは身だしなみを整える身支度で、人目に触れる場所ですることではありません。席では周りの人や、通りかかる来客の目に触れるので、化粧室で済ませるのが良識のある振る舞いです。戻ったら服装…

関連キーワード: 身だしなみ・良識・化粧直し・職場の振る舞い

正解: 3. 始業前に上司へ休むと連絡し、上司が手配できるよう来客の予定と資料の進み具合を伝えた。

解説: 「始業前に上司へ休むと連絡し、上司が手配できるよう来客の予定と資料の進み具合を伝えた」が適当です。休むときは始業前に自分で上司に連絡し、その日の仕事に支障が出ないよう、来客の予定や途中の仕事の状況も伝えて、上司が手配できるようにします。同僚へのメールに頼むと上司が知るのが遅れます…

関連キーワード: 欠勤の連絡・始業前・引き継ぎ・良識

正解: 5. 照明は秘書の受け持ちではないと考え、上司が戻るのを待って指示を受けることにした。

解説: 「照明は秘書の受け持ちではないと考え、上司が戻るのを待って指示を受けることにした」が不適当です。分をわきまえたつもりでも、上司が戻るのは会議の30分前で、それから手配を始めると間に合わなくなるおそれがあります。会議の準備がうまく運ぶよう、修理の依頼や代わりの部屋の下調べは秘書が自…

関連キーワード: 判断力・行動力・会議の準備・報告

正解: 4. 手が空いている上司に整理が終わったことを報告し、ほかに手伝えることはないか尋ねた。

解説: 「手が空いている上司に整理が終わったことを報告し、ほかに手伝えることはないか尋ねた」が適当です。頼まれた仕事が終わったら、聞かれる前に上司に報告するのが基本です。上司は手が空いているので、そのときにほかの仕事がないか尋ねれば、空いた時間を上司の役に立てられます。上司の机の書類を整…

関連キーワード: 報告・指示の受け方・上司の補佐・完了の報告

正解: 2. 慣れたやり方の方が速いので、忙しい時期が過ぎるまでは今のままにさせてほしいと伝えた。

解説: 「忙しい時期が過ぎるまでは今のままにさせてほしいと伝えた」が不適当です。速さを考えた正直な申し出のようでも、とじ方を変えるのは上司が使いやすいようにという指示で、秘書の都合で先送りするのは素直さに欠けます。指示されたら、すぐに新しいやり方に改めるのが基本です。新しいとじ方をメモし…

関連キーワード: 素直・指示・ファイリング・上司の意向

正解: 4. すぐに後を追い、間に合わないときは来客の会社に電話をして手帳の受け取り方を相談した。

解説: 「すぐに後を追い、間に合わないときは来客の会社に電話をして手帳の受け取り方を相談した」が適当です。手帳は予定などが書かれた大切な物で、来客は無いと困ります。すぐに追えば手渡せることもあり、間に合わなくても会社に知らせれば早く安心してもらえます。手帳の中を開くのは他人の私物を見るこ…

関連キーワード: 忘れ物・行動力・機転・来客への配慮

正解: 3. 仕事が円滑に進むよう、親しくなった担当者には上司の趣味や好物を教えている。

解説: 「親しくなった担当者には上司の趣味や好物を教えている」が不適当です。仕事を円滑にするつもりでも、上司の好みや趣味は上司の私的な情報で、秘書が上司に断らずに社外の人に話すことではありません。親しくなっても、上司のことを話すときは話してよい範囲を守るのが秘書の心得です。名前を添えて挨…

関連キーワード: 機密・社外の人・上司の私的な情報・取引先

正解: 3. 急ぎの用件と考え、すぐに会議が8時30分に早まったと上司にメッセージで知らせた。

解説: 「急ぎの用件と考え、すぐに会議が8時30分に早まったと上司にメッセージで知らせた」が適当です。上司は直接帰宅するので、明朝の出社を待つと早まった時刻に間に合わないおそれがあり、急ぎの用件に当たります。上司の指示どおりメッセージで知らせれば、外出先の上司の邪魔をせずに確実に伝わりま…

関連キーワード: 判断力・予定の変更・上司の指示・連絡