秘書検定3級 技能 練習問題 第26問: 秘書Aは上司 (総務部長) から、来月の部内会議の日程を、出席予定の8人と調整するよう指示された。次はこのときAが行ったことである。中から不適当と思われるものを

「全員がそろう日がないので、欠ける人を考えてAが日を決め、知らせた」が不適当です。全員の都合が合わないとき、だれが欠けてもよいかを決めるのは会議を主催する上司です。

秘書は、そろう日がないことと各人の都合を上司に伝え、どの日にするかの指示を受けてから出席者に知らせます。先に上司の都合を確かめること、会議のおよその長さを伝えて都合を尋ねること、都合を一覧の表にして上司に見てもらうこと、会議室の空きも見ながら調整し、決まるとすぐ予約して知らせることは、いずれも適当な進め方です。