秘書検定3級 技能 練習問題 第4問: 次は、文書のファイリングについて述べたものである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

正解: 2. 取引先ごとにまとめる方法を「相手先別整理」といい、相手先の名前の五十音順などに並べる。

肢2が適当です。相手先別整理は取引先や相手ごとにファイルを作る方法で、五十音順やアルファベット順に並べると探しやすくなります。肢1は誤りで、ファイルには内容が分かる名前を付け、決めた順序で並べます。肢3は誤りで、文書には保存期間を定め、期間を過ぎたものは規則に従って廃棄します。肢4は逆で、新しい文書が上に来るように綴じるのが一般的です。肢5は誤りで、持ち出すときは貸出カードや代わりの紙を入れて、行き先が分かるようにします。

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