職務知識

正解: 3. 上司に代わって取引の条件を決めたり、部下に業務命令を出したりするのも秘書の仕事である。

解説: 肢3が不適当です。取引の条件を決めることや部下に業務命令を出すことは、上司の機能である意思決定と指揮に当たり、秘書が代わって行うことではありません。秘書は上司の補佐役であって代理人ではないというのが職務知識の基本です。肢1の補佐という役割、肢2と肢4の代表的な仕事、肢5の先を見越…

関連キーワード: 秘書の機能・補佐・意思決定・上司の機能・職務の範囲

正解: 1. 来客の名前を確認して名刺を預かり、上司に会うかどうかを確認してから対応した。

解説: 肢1が適当です。予約のない来客でも、まず相手を確認して上司に取り次ぎ、会うかどうかは上司に判断してもらいます。肢2は秘書が勝手に断っており、上司が会いたい相手かもしれない機会を失わせます。肢3は上司の都合を確かめずに通しており、面談中や急ぎの仕事の妨げになります。肢4は上司の予定…

関連キーワード: 予約のない来客・取次ぎ・上司の判断・名刺・来客応対

正解: 4. 上司に相談せず、Aの判断で新しい面会の予定を入れて、後で上司に報告している。

解説: 肢4が不適当です。上司の予定を入れるときは、面会の相手や用件を上司に確認し、上司の意向に沿って決めるのが基本です。秘書の判断だけで予定を入れて事後報告すると、上司が会いたくない相手の予定が入ったり、他の重要な予定が入れられなくなったりします。肢1の余裕のある組み方、肢2の変更時の…

関連キーワード: スケジュール管理・予定の調整・上司の確認・変更の連絡・予定表

正解: 5. 用件を確認して上司に連絡し、上司の指示に従って取引先に返事をした。

解説: 肢5が適当です。上司の出張中でも、急ぎの用件は上司に連絡して指示を受け、それに従って対応するのが基本です。肢1は連絡する努力をせずに断っており、取引先との関係に影響します。肢2は上司の所在や宿泊先を外部に教えており、機密保持に反します。肢3は秘書が上司の判断を代わって行っています…

関連キーワード: 出張中の対応・上司への連絡・取引先・機密・指示に従う

正解: 4. 出張中の上司の予定を、問い合わせがあれば誰にでも答えられるよう、部内の全員に配った。

解説: 肢4が不適当です。上司の出張中の予定は、必要な範囲の人にだけ知らせるもので、部内の全員に配ることは機密保持の面で問題があります。問い合わせがあれば秘書が上司に確認したうえで対応します。肢1の面会先の一覧、肢2の交通と宿泊の手配、肢3の資料の準備、肢5の代理出席の確認は、いずれも出…

関連キーワード: 出張の準備・手配・資料・機密・代理出席

正解: 3. 上司の部下から上司への報告を、上司の代わりにAが聞いて、部下に「分かりました」と答えた。

解説: 肢3が不適当です。部下から上司への報告は、上司が聞いて判断するもので、秘書が代わりに受けて「分かりました」と答えると、上司に報告が届かないおそれがあり、部下も上司の判断を得られません。上司が不在なら、報告があったことを伝えるか、上司に直接報告してもらうよう取り次ぎます。肢1の電話…

関連キーワード: 部下からの報告・取次ぎ・上司の機能・書類の渡し方・来客の後片付け

正解: 3. 上司の私的な用事も、業務に支障のない範囲であれば、上司の補佐として引き受けてよい。

解説: 肢3が適当です。秘書の仕事は上司の補佐で、上司が本来の仕事に専念できるように私的な用事を手伝うことも、業務に支障のない範囲であれば秘書的業務の一部と考えられています。肢1のようにきっぱり断るのは補佐の姿勢に欠け、肢2のように急ぎの業務を犠牲にするのは本末転倒です。肢4は私用を会社…

関連キーワード: 私的な用事・補佐・業務との優先・経費・秘書的業務

正解: 5. 秘書は上司の機能の一部を分担しているので、上司の名前で取引先に指示を出してもよい。

解説: 肢5が不適当です。秘書は上司の機能 (意思決定や指揮命令) を分担しているのではなく、上司がその機能を果たせるように補佐する立場です。上司の名前で取引先に指示を出すのは越権行為に当たります。肢1の上司の機能、肢2の秘書の機能、肢3の判断の材料と判断の区別、肢4の不在時の対応は、い…

関連キーワード: 上司の機能・秘書の機能・補佐・意思決定・越権

正解: 1. 月別と支店別の両方の資料をそろえ、二つの違いを書いたメモを添えて、上司の机の上に置いておいた。

解説: 「月別と支店別の両方の資料をそろえ、二つの違いを書いたメモを添えて」が適当です。どちらの資料が要るかは上司にしか分からず、上司とは連絡がつかないうえ、戻るのは会議の直前です。両方を用意して違いをメモで示しておけば、上司は戻ってすぐに選べます。月別だけを出すのはAの推測で決めており…

関連キーワード: 先回り・上司の意向・資料の準備・職務の範囲

正解: 3. 部員が読みやすいよう、分かりにくい言い回しはAが書き直して清書した。

解説: 「分かりにくい言い回しはAが書き直して清書した」が不適当です。清書は上司の原稿を正しく整える仕事で、文の内容や言い回しを決めるのは書き手の上司です。読みやすくしたいという考えでも、Aが書き直すと上司の意図と違う文になることがあります。分かりにくい所は上司に尋ね、上司に直してもらう…

関連キーワード: 清書・上司の原稿・職務の範囲・確認

正解: 3. 上司の予定を乱さないよう、10時になるまで上司にはB課長の来訪を知らせなかった。

解説: 「10時になるまで上司にはB課長の来訪を知らせなかった」が不適当です。約束より早く着いた客にすぐ会うか、時刻まで待ってもらうかを決めるのは上司です。上司は在席しているので、予定を乱さないつもりでも、知らせずに待たせるのはAが上司の判断を代わることになります。挨拶をして来客を確かめ…

関連キーワード: 来客の取り次ぎ・約束の時刻・上司の判断・来客応対

正解: 5. 回覧が滞らないよう、上司宛ての回覧文書にAが代わりに確認の印を押し、次の人に回した。

解説: 「上司宛ての回覧文書にAが代わりに確認の印を押し」が不適当です。回覧の確認の印は、その人が文書に目を通したことを示すものです。滞らせないつもりでも、上司が読んでいない文書にAが印を押せば、上司が内容を知っていると周りに思わせてしまいます。上司が戻ってから目を通してもらうのが筋です…

関連キーワード: 上司の不在中・回覧文書・越権・取り次ぎ

正解: 2. B社に手土産を持って行くかどうかを上司に尋ね、持って行くなら何にするかも確かめた。

解説: 「B社に手土産を持って行くかどうかを上司に尋ね」が適当です。訪問の準備を頼まれたら、手土産のように上司の考えで決まることは上司に確かめてから用意します。重なる部内の打ち合わせを取りやめになると決めて部員に知らせるのは越権で、重なりを上司に伝えて指示を受けます。持って行く資料をAが…

関連キーワード: 訪問の準備・手土産・上司の判断・越権

正解: 5. 予算の目安より少し高いが、評判のよい店なのでそこに予約した。

解説: 「予算の目安より少し高いが、評判のよい店なのでそこに予約した」が不適当です。店選びを任されても、懇親会は部の行事で、費用の大枠は上司の考えに沿って決めるものです。先に確かめた予算の目安を外れる店にしたいときは、予約する前に上司に確かめます。評判がよくても、目安を超えるかどうかを決…

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正解: 4. 上司が返事を待っていると聞いていた取引先のB氏の電話は、急ぎでないと言われたが、つなぐかを上司に確かめた。

解説: 「上司が返事を待っていると聞いていた取引先のB氏の電話は…上司に確かめた」が適当です。上司の指示は、読む時間を妨げる急ぎでない電話を減らすためのもので、上司が待っていた相手の電話まで止めるとは限りません。指示に入るか迷うものは上司に確かめます。社長のような上役からの電話を、急ぎか…

関連キーワード: 上司の指示・電話の取り次ぎ・指示の範囲・上司の判断

正解: 2. 毎年購読している業界団体の会報は、手間を省くため、更新の時期になるとAが申し込んでいる。

解説: 「業界団体の会報は…更新の時期になるとAが申し込んでいる」が不適当です。購読を続けるかどうかは費用のかかる判断で、毎年続けていても、上司が今年はやめたいと考えているかもしれません。手間を省くつもりでも、更新の時期が来たら上司に続けるかを確かめてから申し込みます。指示を受けている定…

関連キーワード: 秘書の判断・上司の判断・費用・日常業務

正解: 1. 予定表で空いている時間を見て、Cが相談したがっていることを上司に伝え、時間を決めてもらった。

解説: 「Cが相談したがっていることを上司に伝え、時間を決めてもらった」が適当です。部下の相談に時間を割くかや、いつ会うかを決めるのは上司です。Aは予定表で空いている時間を見たうえで上司に取り次ぎ、決まった時間をCに知らせます。社内の部下にまで予定を教えずに断るのは取り次ぎの役を果たして…

関連キーワード: 社内の取り次ぎ・スケジュール・上司の判断・越権

正解: 2. 部の規律が乱れないよう、課員の遅刻や私語は、気づくたびに上司に報告している。

解説: 「課員の遅刻や私語は、気づくたびに上司に報告している」が不適当です。秘書の仕事は、上司が本来の仕事に専念できるよう身の回りの仕事を引き受けて補佐することで、課員の勤務の様子を見張って知らせることは含まれません。部の規律を思ってのことでも、課員を監督するのは上司の役目で、告げ口のよ…

関連キーワード: 秘書の機能・補佐・上司の機能・職務の範囲

正解: 1. 話の妨げにならないよう声はかけずに、メモ用紙とペンを上司の手の届く所にそっと置いた。

解説: 「声はかけずに、メモ用紙とペンを上司の手の届く所にそっと置いた」が適当です。秘書は、上司が本来の仕事に専念できるよう、目立たずに手助けをします。電話中の上司が困っている様子なら、話の妨げにならない形で必要な物を差し出すのが気の利いた補佐です。そばに立って話を聞き要点を書き留めるの…

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正解: 4. C氏への伝え方を上司に確かめ、急用で会えなくなったことをわびて、改めて上司から連絡すると伝えた。

解説: 「C氏への伝え方を上司に確かめ…改めて上司から連絡すると伝えた」が適当です。面会を取りやめるときは、上司がまだ社内にいるうちに相手への伝え方を確かめ、すぐに連絡します。理由は「急用」とし、別の取引先のトラブルを詳しく話すのは社外に話しすぎです。代わりに課長に会ってもらうかを決める…

関連キーワード: 面会の取りやめ・社外への連絡・機密・上司の判断