秘書検定3級 技能 練習問題 第22問: 秘書Aは上司 (総務部長) から、社屋の改修工事に関する書類 (見積書・契約書・打ち合わせの記録・図面) の保管を任された。工事が終わるまで、上司はこの工事の書

「この工事の書類は一つのフォルダーにまとめ、工事の件名を見出しにした」が適当です。見積書や契約書のように種類が違っても、同じ件の書類を一つにまとめておけば、上司が工事のことを見返すときに一度で全部そろいます。

種類ごとに既存のファイルへ分けて綴じると、工事の書類が何か所にも散らばります。ほかの案件と一緒に綴じると探しにくくなります。

図面などの原本を断りなく処分してはいけません。上司の机の引き出しは上司が使う場所で、秘書が書類の保管場所にするところではありません。