秘書検定3級 必要とされる資質 練習問題 第19問: 次は、秘書Aが取引先の担当者と接するときに心がけていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

「親しくなった担当者には上司の趣味や好物を教えている」が不適当です。仕事を円滑にするつもりでも、上司の好みや趣味は上司の私的な情報で、秘書が上司に断らずに社外の人に話すことではありません。

親しくなっても、上司のことを話すときは話してよい範囲を守るのが秘書の心得です。名前を添えて挨拶する、用件や時刻をメモにして伝える、面会の日時は上司の都合を確かめてから返事をする、資料は上司の了承を得てから渡す、はいずれも適切です。