実務技能

正解: 5. 稟議書は起案者が直接決裁者に渡し、途中の関係部署には決裁後に結果だけを知らせる。

解説: 肢5が不適当です。稟議は、案件に関係する部署や上司に順に文書を回して意見や承認を得たうえで決裁者の決裁を受ける手続きなので、関係部署を飛ばして決裁者に直接渡すことはしません。関係部署の確認を経ることで、実施段階での手戻りや異論を防ぎます。肢1の記載事項、肢2の早めの起案、肢3の添…

関連キーワード: 稟議書・回議・決裁・起案・社内文書

正解: 2. 記録者の個人的な感想や評価を交えて、会議の雰囲気が伝わるように書く。

解説: 肢2が不適当です。議事録は会議で何が話し合われ何が決まったかを客観的に記録し、出席しなかった人にも正確に伝えるための文書なので、記録者の感想や評価は書きません。肢1の記載事項、肢5の要点と決定事項中心のまとめ方、肢3の担当者と期限、肢4の早期作成と確認は、いずれも議事録の書き方と…

関連キーワード: 議事録・決定事項・記録者・出席者・社内文書

正解: 4. 条文は「です・ます」体で書き、「〜しなければならない」のような堅い表現は避ける。

解説: 肢4が不適当です。規程は組織の決まりを定める文書なので、法令と同じく「である」体・常体で書き、義務は「〜しなければならない」、禁止は「〜してはならない」、裁量は「〜することができる」のように、拘束の程度が分かる表現を使います。「です・ます」体は通知や案内の文体です。肢1の条・項・…

関連キーワード: 規程・条文・総則と附則・である体・社内文書

正解: 1. 挨拶状の日付は、業務用の文書と同じく年月日まで書くのが慣習である。

解説: 肢1が不適当です。挨拶状などの社交文書では、末尾に「令和○年○月」のように発信の年月だけを書き、日は書かないか「吉日」とするのが慣習です。年月日まで書く業務用文書との違いの一つで、印刷して多数に送るため日を特定しない意味もあります。発信者 (会社名・役職・氏名) は年月の後に書き…

関連キーワード: 挨拶状・社交文書・縦書き・句読点を打たない・移転

正解: 3. 招待状は、相手の予定が固まる催しの直前に送ったほうが出席率が上がる。

解説: 肢3が不適当です。招待状は相手が予定を空けて返事をできるように、催しの3〜4週間前など余裕をもって送ります。直前に送ると相手の予定が既に埋まっていて出席できず、かえって失礼になります。肢1の記載事項、肢2の同封物、肢4の会費、肢5の服装の注意は、いずれも招待状の書き方として正しい…

関連キーワード: 招待状・案内状・出欠の返事・同封物・社交文書

正解: 5. 督促状は相手の非を明確にするため、最初から法的手段を予告する強い調子で書く。

解説: 肢5が不適当です。督促状は取引を続ける相手に出す文書なので、1回目は「ご確認のお願い」として入金や納品の事実を確かめる穏やかな調子で書き、既に対応済みなら容赦を請う一文 (「本状と行き違いの場合はご容赦ください」) を添えます。それでも応じない場合に2回目・3回目と段階的に調子を…

関連キーワード: 照会状・回答状・督促状・注文書・業務用社外文書

正解: 2. 急ぎの文書は控えを取る時間を省いて原本をそのまま発送し、記録は後日まとめて作る。

解説: 肢2が不適当です。急ぎの文書ほど、あとで「何を送ったか」を確認する必要が生じやすく、控えと発信記録がないと問い合わせや行き違いに対応できません。複写や保存を発送の手順に組み込み、急ぎでも省きません。肢1の発信簿、肢5の封入前の確認、肢3の記録が残る発送方法、肢4の二人での照合は、…

関連キーワード: 発信事務・発信簿・控え・封入の確認・書留

正解: 3. 秘文書をメールで送るときは、ファイルにパスワードを設定し、そのパスワードを本文に併記する。

解説: 肢3が不適当です。パスワードを同じメールの本文に書くと、メールが誤送信されたり第三者に見られたりしたときにファイルも一緒に開かれてしまい、パスワードを設定した意味がなくなります。パスワードは別の手段 (別のメール・電話・社内の共有方法など) で伝えるか、そもそも秘文書をメールに添…

関連キーワード: 秘文書・複写・持ち出し・パスワード・電子メール

正解: 1. 特定記録は引受けを記録するサービスで、配達は郵便受けに入れる方法で行われ、1万円までの損害賠償がある。

解説: 肢1が不適当です。特定記録は郵便物を「引き受けた」ことを記録するサービスで、配達は郵便受けに入れる方法で行われますが、損害賠償はありません。賠償が必要なら簡易書留 (5万円まで) 以上を選びます。配達の事実を証明したいときは配達証明 (書留に付ける) を、対面での受け渡しが必要な…

関連キーワード: 特定記録・書留・内容証明・配達証明・損害要償額

正解: 4. 速達は、料金別納や料金後納の郵便物には付けることができない。

解説: 肢4が不適当です。速達は料金別納や料金後納の郵便物にも付けることができ、速達の表示をして差し出します。肢1の料金別納 (同時に10通以上・同一料金)、肢2の料金後納 (毎月50通以上・事前の承認)、肢3のゆうメール (信書は不可)、肢5のレターパックのプラスとライトの違いは、いず…

関連キーワード: 料金別納・料金後納・ゆうメール・レターパック・速達

正解: 3. B判は国際規格 (ISO) の寸法で、A判は日本独自の寸法である。

解説: 肢3が不適当です。A判は国際規格 (ISO 216) の寸法で世界共通、B判は日本産業規格 (JIS) で定められた日本独自の寸法です (ISOにもB判がありますが寸法が異なります)。このため海外とやり取りする文書はA4判が標準になっています。肢1の寸法、肢2の紙の目、肢5の上質…

関連キーワード: A判とB判・ISO・JIS・紙の目・上質紙

正解: 5. 最初の校正刷りを「再校」、2回目の校正刷りを「初校」と呼び、直しがなくなった状態を「校了」という。

解説: 肢5が不適当です。最初の校正刷りが「初校」、それを直した2回目が「再校」、以後「三校」と続き、直しがなくなって印刷してよい状態になったことを「校了」といいます。肢1のトル・トルツメ・トルアキ、肢2のイキ、肢3のママ、肢4の責了 (責任校了) は、いずれも校正の記号・用語として正し…

関連キーワード: 校正記号・トルツメ・イキ・ママ・初校と再校

正解: 5. 請求書や契約書などの重要な文書は、内容を確かめるため担当者の机の上に置いておき、受信簿への記録は月末にまとめて行う。

解説: 肢5が不適当です。請求書や契約書は支払期限や契約の効力に関わる文書なので、受信したその日に受付日付印を押して受信簿に記録し、担当者に直接渡します。机の上に置いたままにすると紛失や期限切れの原因になり、記録を月末にまとめると「いつ届いたか」を証明できなくなります。肢1の受付日付印と…

関連キーワード: 受信事務・受信簿・受付日付印・親展・回付