ビジネス文書検定2級 実務技能 練習問題 第6問: 照会状・回答状・督促状などの業務用社外文書の書き方について、不適当と思われるものを一つ選びなさい。

正解: 5. 督促状は相手の非を明確にするため、最初から法的手段を予告する強い調子で書く。

肢5が不適当です。督促状は取引を続ける相手に出す文書なので、1回目は「ご確認のお願い」として入金や納品の事実を確かめる穏やかな調子で書き、既に対応済みなら容赦を請う一文 (「本状と行き違いの場合はご容赦ください」) を添えます。それでも応じない場合に2回目・3回目と段階的に調子を強め、法的手段に触れるのは最終段階です。肢1の照会状、肢2の回答状、肢3の見積書の記載事項、肢4の注文書の記載事項は、いずれも業務用社外文書の書き方として正しい記述です。

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