ビジネス文書検定2級 実務技能 練習問題 第8問: 「秘」扱い文書の複写・持ち出し・送信について、不適当と思われるものを一つ選びなさい。

正解: 3. 秘文書をメールで送るときは、ファイルにパスワードを設定し、そのパスワードを本文に併記する。

肢3が不適当です。パスワードを同じメールの本文に書くと、メールが誤送信されたり第三者に見られたりしたときにファイルも一緒に開かれてしまい、パスワードを設定した意味がなくなります。パスワードは別の手段 (別のメール・電話・社内の共有方法など) で伝えるか、そもそも秘文書をメールに添付しない方法を検討します。肢1の複写の管理、肢2の持ち出しの許可と記録、肢5の会議での扱い、肢4の複写の廃棄は、いずれも正しい記述です。

関連キーワード: 秘文書・複写・持ち出し・パスワード・電子メール