実務技能

正解: 4. 社内文書は組織の中の文書なので、標題は付けずに本文の書き出しで用件を示す。

解説: 肢4が不適当です。社内文書でも標題 (件名) は付けます。通知や連絡は数が多く、受け取った側が標題で内容を判断して優先順位を付けるため、標題のない文書は読まれにくく、あとで探すこともできません。社内文書は同じ組織の中で用件を正確に早く伝えることが目的なので、頭語・結語や時候の挨拶…

関連キーワード: 社内文書・通知文・前文の省略・記書き・です・ます体

正解: 2. 社外文書の発信者は、親しみやすいように担当者の個人名だけを書き、会社名や部署名は省く。

解説: 肢2が不適当です。社外文書は会社として出す文書なので、発信者は会社名・部署名・役職名・氏名を書きます。個人名だけでは、受け取った側がどの会社のどの部署からの文書か分からず、責任の所在もあいまいになります。担当者名と連絡先は、発信者名とは別に記書きの最後などに添えます。肢1の文書番…

関連キーワード: 社外文書・頭語と前文・さて・つきましては・結語・押印

正解: 5. 「以上」は記書きの前の行に書き、記書きの後には何も書かない。

解説: 肢5が不適当です。「以上」は文書がここで終わることを示す言葉で、記書きの最後の行に右寄せで書きます。記書きの前に書くと、その後の記書きが本文の一部なのか別の文書なのか分からなくなります。肢1の「記」の位置、肢2の日時の書き方 (曜日と開始・終了時刻を明記)、肢3の場所の具体的な書…

関連キーワード: 記書き・記・以上・日時の書き方・通知文

正解: 1. 返信用封筒の宛名の「行」は印刷されたものなので、そのままにして投函する。

解説: 肢1が不適当です。「行」は差出人が自分側をへりくだって書いた宛名なので、返信するときは受け取った側が二重線で消して「様」(個人) や「御中」(会社・部署) に書き直します。そのまま出すと相手をへりくだったままにしてしまいます。肢5の早めの投函、肢2の「御」の消し方、肢3の自分の名…

関連キーワード: 返信用はがき・行を様に・御中・往復はがき・宛名の扱い

正解: 3. 「親展」の封書も、担当者が先に開封して内容を確認してから本人に渡すと効率的である。

解説: 肢3が不適当です。「親展」は宛名の本人が自分で開封してほしいという意味の表示で、本人以外が開封してはいけません。書留や私信も同様に、開封せずに本人へ渡します。肢1の受信日の記録、肢2の部署宛て文書の開封と回付、肢5の書留・速達の扱い、肢4の回覧は、いずれも受信事務の基本として正し…

関連キーワード: 受信事務・親展・受付印・回付・回覧

正解: 4. 郵送するときは、扱いに注意してもらうために外側の封筒に大きく「秘」と表示する。

解説: 肢4が不適当です。外側の封筒に「秘」と表示すると、配達や受付の途中で秘密文書であることが第三者に分かってしまい、かえって危険です。秘文書を郵送するときは封筒を二重にして内側の封筒に「秘」を表示し、外側は普通の封筒にして「親展」とし、書留などの記録が残る方法で送ります。肢1の部数と…

関連キーワード: 秘文書・二重封筒・施錠保管・シュレッダー・配布先の管理

正解: 5. 現金を送るときは、専用の封筒を使わずに一般書留で送ることとされている。

解説: 肢5が不適当です。現金を郵送するときは現金書留 (専用の封筒を使う) にしなければならず、普通郵便や簡易書留では送れません。現金書留は専用の封筒を使い、送達過程の記録と賠償の対象になります。肢1の一般書留、肢2の簡易書留、肢3の速達、肢4の内容証明は、いずれも日本郵便の特殊取扱い…

関連キーワード: 書留・簡易書留・現金書留・速達・内容証明

正解: 3. 定形郵便物の重さの上限は100グラムで、100グラムまでは同じ料金で送れる。

解説: 肢3が不適当です。定形郵便物は重さ50グラム以内のものをいい、50グラムを超えると定形外郵便物になります。2024年10月の料金改定で、それまで25グラム以内と50グラム以内で分かれていた定形郵便物の料金区分が50グラム以内で一本化されました。肢1の第一種郵便物、肢2のはがき (…

関連キーワード: 第一種郵便物・第二種郵便物・定形郵便物・定形外郵便物・50グラム

正解: 1. A4判を半分に折った大きさがA3判である。

解説: 肢1が不適当です。A4判を半分にした大きさはA5判で、A3判はA4判の2倍の大きさです。A判・B判は番号が一つ増えるごとに面積が半分になる規格で、A3→A4→A5の順に小さくなります。肢5のA4判の寸法と用途、肢2のA4判とA5判の関係、肢3のB4判、肢4のB5判は、いずれも正し…

関連キーワード: 用紙の大きさ・A4判・A3判・A5判・B5判

正解: 2. 長期間保存する契約書は、印刷が速い感熱紙に出力して保管する。

解説: 肢2が不適当です。感熱紙は熱や光、時間の経過で文字が消えたり用紙が変色したりしやすく、長期間保存する契約書などの重要文書には向きません。長期保存する文書は上質紙などの劣化しにくい紙に印刷します。肢1の上質紙、肢5の再生紙、肢3の感熱紙の用途、肢4の一般的なコピー用紙の坪量は、いず…

関連キーワード: 紙質・上質紙・再生紙・感熱紙・長期保存

正解: 3. 校正は内容をよく知っている本人が黙読で一度確認する方法が確実で、他人が見ると思い込みで誤りを見落としやすい。

解説: 肢3が不適当です。内容を知っている本人ほど思い込みで読んでしまい、誤字や数字の誤りを見落としやすいため、校正は他人の目を入れ、必要に応じて複数回行います。原稿を読み上げる人と校正刷りを見る人の二人で行う読み合わせも確実な方法です。肢1の校正の意味、肢2の赤字と校正記号、肢5の数字…

関連キーワード: 校正・校正記号・赤字・読み合わせ・数字と固有名詞

正解: 2. 不要になった顧客名簿や見積書は、裏面が白ければメモ用紙やコピーの裏紙として再利用する。

解説: 肢2が不適当です。顧客名簿や見積書には個人情報や取引条件などの秘密情報が含まれており、裏紙として再利用すると社外に流出したり関係のない人の目に触れたりするおそれがあります。こうした文書はシュレッダーや溶解処理で確実に廃棄します。肢1の「秘」扱い文書の回収と部数確認、肢3の専門業者…

関連キーワード: 文書の廃棄・秘文書・裏紙・溶解処理・個人情報