ビジネス実務マナー検定3級 電話実務 練習問題 第2問: 不在の上司宛ての電話で伝言を頼まれたとき、伝言メモに書く事項の組み合わせとして、最も適当と思われるものを一つ選びなさい。

肢2が最も適当です。伝言メモには、いつ (受けた日時)、誰から (会社名・氏名)、どんな用件か、折り返しが要るか (要る場合は連絡先と都合のよい時間)、誰が受けたか (自分の名前) を書き、上司が見ただけで対応できるようにします。

肢1は受けた日時と折り返しの要否、肢3は用件と受けた自分の名前、肢4は相手の会社名と氏名と折り返しの要否、肢5は折り返しの要否と受けた自分の名前が欠けています。伝言に対する自分の意見や上司の不在の理由は、伝言メモに書く事項ではありません。

必要な事項が欠けていると、上司が確認し直す手間や行き違いが生じます。