秘書検定2級 職務知識 練習問題 第20問: 秘書Aは上司 (総務部長) から、部内に上司の名前で通知を出すよう指示された。次はこのときAが行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

「上司が会議中だったので、文面は次長に見てもらい、了承を得てから送った」が不適当です。上司の名前で出す通知は上司の意思を伝える文書なので、文面の了承は上司から得ます。

上司が会議中なら終わるのを待ち、送る期限に間に合わないときはメモを入れて上司の判断を仰ぎます。上司に見せないまま次長の了承で出してはいけません。

部内の通知の書式に合わせて文面を作ること、送る相手の範囲と期限・方法を確かめること、送った日時と送り先を報告することは、いずれも適当です。