秘書検定2級 職務知識 練習問題 第16問: 秘書Aの上司 (営業部長) の外出中に、製品を納めている取引先のB氏から「納めた製品に不具合がある。すぐに対応してほしい」と電話があった。上司の代理は営業課長で

「不具合の状況を詳しく聞き取ったうえで、上司と代理の営業課長の両方に急いで知らせる」が適当です。緊急の連絡は上司の戻りを待たず、必要なことを聞き取って上司と代理者の両方に知らせ、どう対応するかを早く決めてもらいます。

話を聞くのを上司の帰社まで延ばすのは、緊急の用件を放っておくことになります。代わりの製品を届けると約束することや、担当の部署に出向くよう頼むことは、対応を決める上司や代理者の役目を秘書が先にすることになり、越権です。

上司から電話させると答えるのはよいとしても、代理者がいるのに上司と連絡が付くまで知らせずにおくと、対応が遅れます。