秘書検定2級 職務知識 練習問題 第10問: 秘書Aの上司 (営業部長) が出張で不在の日に、取引先のB氏から電話があった。上司と話を進めている値引きの件について、今日中に返事がほしいという。上司の代理は営

「上司の机の書類で前回の条件を確かめ、同じ条件だとB氏に伝えた」が不適当です。前と同じ条件かどうかを相手に伝えると、相手は値引きを受ける会社の返事として受け取るおそれがあります。

取引条件の返事は上司がするもので、上司の書類の中身を秘書が社外に伝えることもしません。秘書は用件と期限を正確に聞いて上司に伝えるのが役目です。

用件と期限を詳しく聞いて復唱すること、返事は上司からさせると答えること、出張先の上司に連絡して指示を受けること、連絡がつかないときは代理の課長に伝えると話すことは、いずれも適当です。