秘書検定2級 マナー・接遇 練習問題 第29問: 秘書課に配属された新人Cに、先輩秘書Aが来客の取り次ぎの手順を初めて説明することになった。次はそのときAが行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選び

「一度で済むよう、予約のない来客や上司の不在などの例外も、最初の説明で細かく一緒に説明した」が不適当です。初めての人に例外まで一度に説明すると、基本の手順と例外の区別がつきにくくなり、要点が伝わりません。

初めての説明では基本の流れを先に覚えてもらい、例外は基本が身に付いてから説明します。手順の全体と注意点を先に示すこと、順序に沿って説明すること、説明の後で分かりにくい点がないかを尋ねて理解を確かめること、実際の取り次ぎをそばで見てもらうことは、いずれも説明を確実に伝えるための適当な行動です。