秘書検定2級 技能 練習問題 第23問: 上司 (営業部長) が自分で持っていた取引先別の書類のファイルを、部内で共有して使うことになり、秘書Aがその準備を任された。次はAが行ったことである。中から適当

「部員の誰が見ても分かる取引先の正式な名前にした」が適当です。共有のファイルは上司以外の人も探して使うので、見出しは誰にでも分かる名前にそろえます。

上司専用のキャビネットに置くと部員が自由に使えず、共有にした意味がありません。「秘」扱いの書類は共有のファイルと分けて扱い、上司の個人的な覚え書きが書かれた書類を共有に入れるかは上司に確かめます。

すべての書類のコピーを別に保管すると、同じ書類が二重にあって管理の手間が増え、どれを直せばよいかも分からなくなります。