秘書検定2級 技能 練習問題 第17問: 上司 (経営企画部長) が主催する会議で、会議の後に回収する「秘」扱いの資料を出席者に配ることになり、秘書Aがその担当になった。次は、Aが行ったことである。中か

「資料には番号を付けず、配った部数と戻った部数が同じかどうかで回収を確かめた」が不適当です。部数を数えるだけでは、足りないときに誰に渡した分なのかが分からず、「秘」扱いの資料の回収の確かめとして不十分です。

資料には通し番号を付け、どの番号を誰に渡したかを控えておき、回収のときは番号で照らし合わせます。配るのを会議の直前にして手元で管理すること、回収することを上司から伝えてもらうこと、欠席者の分を分けて保管すること、回収した資料の扱いを上司に確かめることは適当です。