秘書検定2級 技能 練習問題 第12問: 秘書Aは、上司 (総務部長) の書類を、案件ごとのフォルダーにまとめて整理している。次は、Aがフォルダーの見出しの付け方や並べ方について行っていることである。中

「ほかの人が見ても中身の分かる名前にし、同じ見出しを二つ作らない」が適当です。ファイリングは、Aがいないときでも上司やほかの人が必要な書類をすぐ取り出せるようにするためのものです。

受け取った日付だけの見出しでは中身が分かりません。内容の近い案件をまとめて一つの案件名だけを付けると、ほかの案件の書類が見出しから探せなくなります。

枚数の少ない書類も、見出しを付けた雑件のフォルダーなどにまとめます。前任者のフォルダーを残して同じ案件名のフォルダーを作ると、書類が二か所に分かれてしまうので、一つにまとめます。