秘書検定2級 マナー・接遇 練習問題 第36問: 次は、秘書Aが上司 (常務) の交際についての記録の扱いで行っていることである。中から適当と思われるものを一つ選びなさい。

「上司の次の判断の材料になるよう、慶弔や贈答のたびに相手・日付・内容・品や金額を書き留めている」が適当です。慶事・弔事や贈答は、前にだれに何をどれだけ贈ったか、何を受けたかを基に上司が次の対応を決めるので、相手・日付・内容・品や金額を記録しておきます。

金額を決めるのが上司でも、次の判断の材料として金額は記録します。記録は上司が判断するための資料なので、前回と同じでよいかを上司に確かめずに手配するのは越権です。

上司の交際の情報をほかの役員の秘書に見せるのは、上司の了承なく情報を外に出すことになります。記録は上司の交際を支える仕事の資料なので、異動するときは後任に引き継ぎます。