秘書検定2級 技能 練習問題 第29問: 秘書Aの上司 (総務部長) は外出中である。そこへ営業部長が来て、上司が保管している「秘」扱いの資料を見せてもらいたいと言う。次はこのときAが行ったことである。

「上司と同じ部長の立場なので、秘書室の中で読んでもらうことにした」が不適当です。「秘」扱いの資料を誰に見せるかは、資料を保管している上司が決めることで、相手の役職が上司と同じでも秘書が判断することではありません。

上司が外出中であることを伝えて上司の了承が要ることを話し、用件と急ぎ具合を尋ねたうえで、外出先の上司に連絡して見せてよいかを確かめます。上司の返事を営業部長に伝えて、その指示どおりに対応するのが適当です。