秘書検定2級 技能 練習問題 第7問: 次は、秘書Aがバーチカルファイリングで書類を整理するときに行っていることである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

正解: 1. 書類に穴を開けてファイルに綴じ、キャビネットに寝かせて重ねる。

肢1が不適当です。バーチカルファイリングは、書類に穴を開けずにフォルダーに挟み、キャビネットの引き出しに立てて (垂直に) 並べる方式です。穴を開けて綴じて寝かせて重ねるのは別の方式で、取り出しや差し替えがしにくくなります。肢2の見出し、肢3の分類、肢4の貸出ガイド、肢5の保存年限による廃棄は、ファイリングの基本です。

関連キーワード: バーチカルファイリング・ファイリング・文書の保管