秘書検定2級 必要とされる資質 練習問題 第7問: 上司が応接室で来客と面談中に、上司宛てに急ぎの電話が入った。次はこのとき秘書Aが行ったことである。中から不適当と思われるものを一つ選びなさい。

正解: 3. 応接室のドアを開け、部屋の入口から「○○様からお電話です」と大きな声で伝えた。

肢3が不適当です。面談中の上司に電話を取り次ぐときは、来客の前で大声で伝えるのではなく、メモを見せて上司自身に判断してもらいます。来客に電話の相手や用件を聞かせることになり、面談の妨げにもなります。肢1の緊急度の確認、肢2の折り返しの提案、肢4のメモでの取り次ぎ、肢5の来客への配慮は、面談中の電話への標準的な対応です。

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